O booking ou reserva de praça, é a maneira de garantir espaço necessário para transportar mercadorias em navios, geralmente em operações de importação e exportação.
O controle de booking demanda o preenchimento de alguns campos, que são essenciais para que os armadores e transportadores possam encaminhar suas ofertas e preços…
Você pode gerenciar todas as etapas até a contratação dos serviços de maneira simples e ágil. Após preencher as informações primárias, o sistema poderá enviar as solicitações de orçamento individualizada por fornecedor via e-mail. Assim que recebido as cotações de preços, você poderá introduzir individualmente todos os dados, para auxiliar na análise da melhor oferta e por fim, a contratação dos serviços.
Arquive o contrato, guias, taxas e demais documentos pertinentes aos serviços contratados no controle de booking. Essa prática, garantirá maior agilidade e segurança na guarda dos documentos e na recuperação dos mesmos quando necessário. Ainda é possível acompanhar todas as etapas envolvidas no processo, via controle de follow-up e controle de status.
Veja abaixo alguns campos:
- Local de embarque da carga;
- Local de desembarque da carga;
- Data de previsão de embarque;
- Forma de pagamento do frete (prepaid ou collect);
- Descrição da mercadoria principal;
- Peso total da mercadoria;
- Identificador para carga perigosa;
- Data de previsão de chegada ao destino;
- Lista de containers;
- Identificação de: importador, exportador, armador e transportador internacional;
- Identificação dos transportadores locais;
etc.
Quando desejado, o booking poderá ser vinculado ao processo de importação ou exportação, garantindo rastreabilidade de dados e eliminação de retrabalho, uma vez que todas as informações ora digitadas no booking serão transportadas ao processo.
Etapas do Controle de Booking
Etapa 1
Preenchimentos dos campos necessários para envio da solicitação de cotação.
Detalhamento e identificação da principal mercadoria.
Detalhamento dos tipos de containers necessários para o transporte das mercadorias.
Detalhamento dor fornecedores que receberão a solicitação de cotação.
Envio da solicitação de cotação por e-mail.
Preencha o texto do e-mail ou selecione uma mensagem padrão pré-cadastrada e confirme o envio após selecionar os fornecedores desejados. Os detalhes da solicitação estarão em um arquivo PDF anexado automaticamente ao e-mail.
Etapa 2
Preenchimentos dos dados das cotações enviadas pelos fornecedores, que ajudará na tomada de decisão.
Para eleger um fornecedor como “ganhador”, basta clicar no campo “Selecionado”.
Etapa 3
Informações secundárias enviadas pelo fornecedor ganhador. O preenchimento dessas informações é de fundamental importância para que possamos tirar o melhor proveito do controle de booking, além de potencializar a segurança das informações e diminuição de retrabalho.
Em follow up e arquivos você poderá alimentar as informações do que já foi feito durante o processo do booking e também realizar upload de documentos.
Clique em adicionar 
para incluir um follow up. Informe o tipo de ocorrência e foi realizado.
Na guia de arquivos, você deve clicar em adicionar , informe a descrição e selecione o arquivo depois basta salvar.
Após comprida todas as etapas mencionadas, você poderá facilmente vincular o booking ao processo.Abra o processo desejado e localize o campo “Booking” no painel “Informações”.
Para vincular o booking ao processo, basta clicar no botão 
localizado à direta do campo . Assim que for exibido o formulário de seleção, selecione o booking desejado e confirme a operação.
Para desvincular o booking ao processo, basta clicar no botão novamente.
Ao vincular o booking ao processo, todas as informações ora preenchidas no formulário de booking reaproveitadas, eliminando retrabalho e evitando erros de digitação…
